Conditions générales

Définitions

Membre : association ou personne (légale) qui utilise les services du hub neuchatel et signe le contrat d’adhésion;
hub neuchatel (hub): Association hub neuchatel, Siège à la Rue des Terreaux 7 à Neuchâtel, Suisse;
Contrat : contrat de service entre le hub et ses membres, comprenant les conditions générales spécifiques;
Espace de travail : espaces et bureaux loués à la Rue des Terreaux 7 à Neuchâtel ;
Modalités de service : document décrivant les services fournis par le hub ainsi que les responsabilités et droits respectifs des membres tels que spécifiés/définis dans le tableau des forfaits d’adhésion.
Applicabilité : Ces conditions générales sont applicables à tous les contrats entre le hub et ses membres. Ces conditions sont également applicables aux tiers invités au hub par un membre et qui fait usage des installations et des services fournis par le hub. Si l’une des dispositions des dites conditions est nulle et non avenue, ou encore annulée, les dispositions restantes des conditions générales restent entièrement contraignantes.

Entrée en vigueur du contrat – S’effectue en ligne, par acceptation du membre de l’offre proposée en ligne par le hub. Toute modification et/ou adaptation du contrat lie les deux parties seulement si les parties en ont agréé par écrit la modification et/ou l’adaptation. En signant le contrat, tout accord ou contrat précédent concernant des services similaires, entre le hub et ses membres, expire.

Modalités de service – Avant signature du contrat, le hub fournit au membre les modalités de service. Les modalités de service sont considérées comme partie intégrale du contrat. Tous les tarifs mentionnés dans les modalités de service s’entendent nets. Le hub peut modifier les modalités de service à n’importe quel moment, avec un préavis d’un mois.

Utilisation du hub – L’espace de travail du hub doit être utilisé uniquement pour travailler ou pour des objectifs y relatifs. Le membre doit être représenté sous son nom juridique personnel ou son appellation professionnelle sauf si le hub a agréé par écrit l’utilisation d’un nom différent. Le nom personnel du membre ou de l’entreprise sera ajouté au réseau du hub. L’adresse du hub peut être utilisée pour la correspondance et comme adresse commerciale pour les membres selon les modalités de service. Le membre doit utiliser l’espace correctement et s’assurer de traiter et de prendre soin correctement de l’espace de travail et des équipements. L’équipement et la disposition peuvent être modifiés uniquement par autorisation du hub. Toutes les clés appartiennent au hub. Lorsqu’un membre est le dernier à partir, il est responsable de laisser l’espace de travail en ordre et de fermer et verrouiller la porte de l’espace, d’éteindre les lumières et de s’assurer que les appareils électriques soient éteints. Les membres doivent s’engager à respecter les règles d’utilisation du hub, qui sont considérées comme partie intégrante du contrat.

Membre – Le membre accepte de s’abstenir de toute activité qui entrave au bon fonctionnement du hub pour les tiers, d’endommager le hub ou le bâtiment, de causer des ennuis et/ou dégâts qui en augmenteraient les primes d’assurance. Le membre s’engage à utiliser l’eau et l’électricité consciencieusement. Toute utilisation d’appareils électriques différents de « l’équipement standard du bureau » requiert une autorisation préalable. Chaque membre est responsable de l’assurance de son matériel, des employés et des tiers invités au sein du hub.

Responsabilité – Chaque membre est responsable des dommages immobiliers et/ou sur la propriété du hub causés par le membre, ses employés et/ou des tiers invités par un membre au sein du hub. Pour le dommage subit par un membre à l’égard de l’accord susmentionné. Le hub n’est pas responsable des pertes de revenu ou de gains, des pertes de données, de documents ou de fichiers, de toute réclamation de tiers ou de dommage consécutif causés par un membre.

Validité et fin du contrat – Le contrat entre en vigueur à la date indiquée sur ce dernier. Par défaut, le contrat est signé pour une période indéterminée. Durant toute la valididé du contrat, les crédits d’heures ou de jours de coworking ainsi que les crédits de location de salle achetés à la demande (hors forfait mensuel) n’expirent pas et demeurent sur le compte du membre.

Le membre peut modifier son plan ou son forfait d’utilisation en respectant le délai de résiliation de celui-ci. La résilisation d’un plan avec un forfait mensuel revient à choisir le plan « coworking et salles à la demande » qui n’a pas de mensualités et n’entraîne pas la résiliation du contrat entre les parties tel que défini ici.

Les deux parties peuvent résilier le contrat par écrit, et au plus tard, un mois précédant le premier jour du mois suivant. Le hub peut résilier le contrat sans préavis, si :

le membre n’a pas honoré les montants facturés dans les délais de paiements fixés (10 jours) ;
le membre n’est pas en conformité en égard à une ou plusieurs obligations spécifiées dans le contrat ;
le membre cesse les activités de son entreprise ;
le membre déclare faillite ou entre en procédure de faillite.

Après résiliation ou suspension du contrat, toutes les factures impayées en cours sont immédiatement dues et le membre doit s’acquitter de toutes les factures impayées en un seul versement. Le contrat est résilié automatiquement si le hub, quelle qu’en soit la raison, n’est plus en mesure de fournir les services et l’hébergement nécessaires tels que stipulés dans ses modalités de service. Le cas échéant, le hub n’est pas responsable de la perte ou des dommages occasionnés pour le membre. En cas de résiliation du contrat, le membre doit quitter le hub immédiatement, emmener toutes ses affaires et laisser l’espace de travail dans son état d’origine. Si le membre laisse ou oublie du matériel, le hub à la permission de retirer ces affaires aux frais du membre, afin de remettre l’espace dans son état d’origine.

Paiement – Le forfait de base pour les services fournis pendant le mois en cours, tels qu’indiqués dans le contrat et les modalités de service, doit être payé à l’avance. Les services ou options supplémentaires seront facturés sur le mois suivant. Toute facture doit être acquittée dans les 10 jours depuis la date de facturation, sauf accord particulier. Si le paiement n’était pas effectué au terme des 10 jours, le membre recevra une notification écrite de défaut de paiement et un supplément automatique de CHF 20.- sera facturé à chaque notification envoyée après 10 jours. En outre, le hub est autorisé à suspendre ses services et engagements jusqu’à réception de l’intégralité du paiement.

Remboursement – En aucun cas, il ne sera accordé de remboursement pour des crédits d’heures ou de jours de coworkings ainsi que pour des crédits de réservation de salle non-utilisés. En cas d’achat de crédit erroné, un remboursement peut être accordé exceptionnellement après déduction des frais de carte de crédit imputés à la transaction.

Confidentialité – Les parties conviennent d’une confidentialité stricte relative aux informations personnelles, professionnelles, commerciales, financières, ou à toute autre information confidentielle de partie tierce ou d’autres membres pendant et au-delà de la durée du contrat. Ceci s’applique également aux employés ainsi qu’aux tiers potentiels invités au hub par un des membres et sur le compte de leurs activités et doivent prendre connaissance des informations confidentielles. Le membre accepte de s’abstenir de copier, d’utiliser ou d’exploiter les logiciels appartenant au hub ou tout autre matériel d’une quelconque manière que ce soit, sauf autorisation préalable explicite du hub.

Garantie – Le hub ne garantit pas la sûreté ou la sécurité du réseau (ou la connexion à internet). Le membre doit prendre les mesures de sécurité adéquates considérées comme nécessaires. Le hub ne garantit pas que les services de connexion fournis soient constants et/ou ininterrompus en tout temps.

Compétence juridique – En cas de litige portant sur l’interprétation ou l’application des conditions générales, et après épuisement des voies amiables, les parties conviennent de s’en remettre à l’appréciation du tribunal dont le for est à Neuchâtel.

Politique de confidentialité (standard RGPD)

Sécurité et protection des données personnelles

Définitions

L’Éditeur : La personne, physique ou morale, qui édite les services de communication au public en ligne.
Le Site : L’ensemble des sites, pages Internet et services en ligne proposés par l’Éditeur.
L’Utilisateur : La personne utilisant le Site et les services.

Nature des données collectées – Dans le cadre de l’utilisation des Sites, l’Éditeur est susceptible de collecter les catégories de données suivantes concernant ses Utilisateurs :

Données d’identité et d’identification
Données de connexion (adresses IP, journaux d’événements…)

Communication des données personnelles à des tiers

Pas de communication à des tiers -Vos données ne font l’objet d’aucune communication à des tiers. Vous êtes toutefois informés qu’elles pourront être divulguées en application d’une loi, d’un règlement ou en vertu d’une décision d’une autorité réglementaire ou judiciaire compétente.

Information préalable pour la communication des données personnelles à des tiers en cas de fusion / absorption

Information préalable et possibilité d’opt-out avant et après la fusion / acquisition – Dans le cas où nous prendrions part à une opération de fusion, d’acquisition ou à toute autre forme de cession d’actifs, nous nous engageons à garantir la confidentialité de vos données personnelles et à vous informer avant que celles-ci ne soient transférées ou soumises à de nouvelles règles de confidentialité.

Finalité de la réutilisation des données personnelles collectées

Effectuer les opérations relatives à la gestion des clients concernant

les contrats ; les commandes ; les livraisons ; les factures ; la comptabilité et en particulier la gestion des comptes clients ;
un programme de fidélité au sein d’une entité ou plusieurs entités juridiques ;
le suivi de la relation client tel que la réalisation d’enquêtes de satisfaction, la gestion des réclamations et du service après-vente ;
la sélection de clients pour réaliser des études, sondages et tests produits (sauf consentement des personnes concernées recueilli dans les conditions prévues à l’article 6, ces opérations ne doivent pas conduire à l’établissement de profils susceptibles de faire apparaître des données sensibles – origines raciales ou ethniques, opinions philosophiques, politiques, syndicales, religieuses, vie sexuelle ou santé des personnes).

Agrégation des données

Agrégation avec des données non personnelles – Nous pouvons publier, divulguer et utiliser les informations agrégées (informations relatives à tous nos Utilisateurs ou à des groupes ou catégories spécifiques d’Utilisateurs que nous combinons de manière à ce qu’un Utilisateur individuel ne puisse plus être identifié ou mentionné) et les informations non personnelles à des fins d’analyse du secteur et du marché, de profilage démographique, à des fins promotionnelles et publicitaires et à d’autres fins commerciales.

Agrégation avec des données personnelles disponibles sur les comptes sociaux de l’Utilisateur – Si vous connectez votre compte à un compte d’un autre service afin de faire des envois croisés, ledit service pourra nous communiquer vos informations de profil, de connexion, ainsi que toute autre information dont vous avez autorisé la divulgation. Nous pouvons agréger les informations relatives à tous nos autre. Utilisateurs, groupes, comptes, aux données personnelles disponibles sur l’Utilisateur.

Collecte des données d’identité

Consultation libre – La consultation du Site ne nécessite pas d’inscription ni d’identification préalable. Elle peut s’effectuer sans que vous ne communiquiez de données nominatives vous concernant (nom, prénom, adresse, etc). Nous ne procédons à aucun enregistrement de données nominatives pour la simple consultation du Site.

Collecte des données d’identification

Utilisation de l’identifiant de l’utilisateur uniquement pour l’accès aux services – Nous utilisons vos identifiants électroniques seulement pour et pendant l’exécution du contrat.

Collecte des données du terminal :

Aucune collecte des données techniques – Nous ne collectons et ne conservons aucune donnée technique de votre appareil (adresse IP, fournisseur d’accès à Internet…).

Cookies

Durée de conservation des cookies – Conformément aux recommandations de la CNIL, la durée maximale de conservation des cookies est de 13 mois au maximum après leur premier dépôt dans le terminal de l’Utilisateur, tout comme la durée de la validité du consentement de l’Utilisateur à l’utilisation de ces cookies. La durée de vie des cookies n’est pas prolongée à chaque visite. Le consentement de l’Utilisateur devra donc être renouvelé à l’issue de ce délai.

Finalité cookies – Les cookies peuvent être utilisés pour des fins statistiques notamment pour optimiser les services rendus à l’Utilisateur, à partir du traitement des informations concernant la fréquence d’accès, la personnalisation des pages ainsi que les opérations réalisées et les informations consultées. Vous êtes informé que l’Éditeur est susceptible de déposer des cookies sur votre terminal. Le cookie enregistre des informations relatives à la navigation sur le service (les pages que vous avez consultées, la date et l’heure de la consultation…) que nous pourrons lire lors de vos visites ultérieures.

Droit de l’Utilisateur de refuser les cookies – Vous reconnaissez avoir été informé que l’Éditeur peut avoir recours à des cookies. Si vous ne souhaitez pas que des cookies soient utilisés sur votre terminal, la plupart des navigateurs vous permettent de désactiver les cookies en passant par les options de réglage.

Conservation des données techniques

Durée de conservation des données techniques – Les données techniques sont conservées pour la durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités visées ci-avant.

Délai de conservation des données personnelles et d’anonymisation

Conservation des données pendant la durée de la relation contractuelle – Les données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement ne sont pas conservées au-delà du temps nécessaire à l’exécution des obligations définies lors de la conclusion du contrat ou de la durée prédéfinie de la relation contractuelle.

Conservation des données anonymisées au delà de la relation contractuelle / après la suppression du compte – Nous conservons les données personnelles pour la durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités décrites dans les présentes CGU. Au-delà de cette durée, elles seront anonymisées et conservées à des fins exclusivement statistiques et ne donneront lieu à aucune exploitation, de quelque nature que ce soit.

Suppression des données après suppression du compte – Des moyens de purge de données sont mis en place afin d’en prévoir la suppression effective dès lors que la durée de conservation ou d’archivage nécessaire à l’accomplissement des finalités déterminées ou imposées est atteinte. Vous disposez par ailleurs d’un droit de suppression sur vos données que vous pouvez exercer à tout moment en prenant contact avec l’Éditeur.

Suppression des données après 3 ans d’inactivité – Pour des raisons de sécurité, si vous ne vous êtes pas authentifié sur le Site pendant une période de trois ans, vous recevrez un e-mail vous invitant à vous connecter dans les plus brefs délais, sans quoi vos données seront supprimées de nos bases de données.

Suppression du compte

Suppression du compte à la demande – L ‘Utilisateur a la possibilité de supprimer son Compte à tout moment, par simple demande à l’Éditeur OU par le menu de suppression de Compte présent dans les paramètres du Compte le cas échéant.

Suppression du compte en cas de violation des CGU – En cas de violation d’une ou de plusieurs dispositions des CGU ou de tout autre document incorporé aux présentes par référence, l’Éditeur se réserve le droit de mettre fin ou restreindre sans aucun avertissement préalable et à sa seule discrétion, votre usage et accès aux services, à votre compte et à tous les Sites.

Indications en cas de faille de sécurité décelée par l’Éditeur

Information de l’Utilisateur en cas de faille de sécurité – Nous nous engageons à mettre en oeuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au regard des risques d’accès accidentels, non autorisés ou illégaux, de divulgation, d’altération, de perte ou encore de destruction des données personnelles vous concernant. Dans l’éventualité où nous prendrions connaissance d’un accès illégal aux données personnelles vous concernant stockées sur nos serveurs ou ceux de nos prestataires, ou d’un accès non autorisé ayant pour conséquence la réalisation des risques identifiés ci-dessus, nous nous engageons à :

Vous notifier l’incident dans les plus brefs délais ;
Examiner les causes de l’incident et vous en informer ;
Prendre les mesures nécessaires dans la limite du raisonnable afin d’amoindrir les effets négatifs et préjudices pouvant résulter dudit incident.

Limitation de la responsabilité – En aucun cas les engagements définis au point ci-dessus relatifs à la notification en cas de faille de sécurité ne peuvent être assimilés à une quelconque reconnaissance de faute ou de responsabilité quant à la survenance de l’incident en question.

Transfert des données personnelles à l’étranger

Pas de transfert en dehors de la Suisse ou de l’Union européenne – L’Éditeur s’engage à ne pas transférer les données personnelles de ses Utilisateurs en dehors de la Suisse ou de l’Union européenne.

Modification des CGU et de la politique de confidentialité

En cas de modification des présentes CGU, engagement de ne pas baisser le niveau de confidentialité de manière substantielle sans l’information préalable des personnes concernées – Nous nous engageons à vous informer en cas de modification substantielle des présentes CGU, et à ne pas baisser le niveau de confidentialité de vos données de manière substantielle sans vous en informer et obtenir votre consentement.

Portabilité des données

Portabilité des données – L’Éditeur s’engage à vous offrir la possibilité de vous faire restituer l’ensemble des données vous concernant sur simple demande. L’Utilisateur se voit ainsi garantir une meilleure maîtrise de ses données, et garde la possibilité de les réutiliser. Ces données devront être fournies dans un format ouvert et aisément réutilisable.